1

O Banco de Dados do sistema devera ser: Oracle, SQL Server ou outro dispositivo disponível no mercado com os mesmos requisitos, características, desempenho e funcionalidades, ou superior, para atender a grande demanda de veículos (4.000 mil) e motoristas do estado (3.000 mil), onde deverá ter funcionários com a certificação da Oracle ou SQL Server.

(Analisado pela SETIC através do Processo SEI nº  0042.001611/2025-45 na Informação 74 (0062422160).

2

Servidor: tanto a aplicação quanto o banco de dados deverão ser hospedados em datacenters Cloud para maior disponibilidade e segurança. Como Amazon, Microsoft, Google, ou superior.

(Analisado pela SETIC através do Processo SEI nº 0042.001611/2025-45 na Informação 74 (0062422160).

3

Apresentou Identificação visual e divulgação da rede credenciada

4

Emissão pelo sistema eletrônico, mensalmente, de faturas detalhadas dos serviços executados para cada unidade contratante (secretaria ou órgão).

5

O Sistema de gerenciamento dos serviços contratados deve  permitir acesso categorizado por diferentes níveis de permissão e perfis.

6

Sistemas Tecnológicos integrados que viabilizem a autorização para realização dos serviços contratados junto aos estabelecimentos da rede credenciada, por meio de senha fornecida aos usuários/fiscais designados pela Contratante;

7

O sistema utiliza logística especializada de rede, com amplo número de oficinas e concessionárias credenciadas, em todo o território nacional

8

O sistema possue Banco de Dados ÚNICO para fornecimento de relatórios gerenciais com históricos dos serviços executados, despesas de manutenção de cada um dos veículos da frota oficial, fornecendo, inclusive, índice de atendimento por tipo de serviço e detalhamento mensal e anual POR ÓRGÃO/UNIDADE CONTRATANTE; 

(Analisado parcialmente pela SETIC através do Processo SEI nº 0042.001611/2025-45 na Informação 74 (0062422160).

9

O sistema possue Faturamento de nota fiscal com demonstrativo de compra, discriminado no sistema os valores gastos com mãos de obra, peças e taxa de administração, por órgão e por fornecedor, relacionando cada nota fiscal com a respectiva nota fiscal emitida pela Contratada e com as notas fiscais das credenciadas, para fins de cobrança 

(Foi analisado pelo CAF-SUGESP)

10

O sistema tem consolidação de faturamento, com possibilidade de lançamento dos pagamentos realizados por parte da Contratante, imediatamente disponibilizado nas áreas de acesso restrito de cada fornecedor da rede credenciada, para acompanhamento em tempo real dos repasses à Contratada 

(Foi analisado pelo CAF-SUGESP)

11

O sistema possue campo para Informatização dos dados da vida mecânica, quilometragem, custos, identificação dos veículos, datas e horários, tipos de peças, componentes e serviços a serem alimentados por meio eletrônico em base gerencial de dados disponíveis para a CONTRATANTE, por órgão/unidade contratante e por período

12

O sistema possue campo para cadastramento do prazo de garantia das peças e serviços prestados, com funcionalidade de “alerta” e bloqueio da contratação de mesmos produtos, se ainda no período de validade da garantia, na própria tela de aprovação do orçamento, com possibilidade de impressão de relatórios detalhados por órgão/unidade contratante, por período, por vencimento e por veículo;

13

O sistema possue Cadastramento da rede credenciada por localidade e por linha de fornecimento, identificando todos os serviços/produtos oferecidos por cada fornecedor, para possibilitar solicitação de cotação em massa, num só clique ou de maneira automática, a todos os possíveis interessados, na busca pelo menor preço;

14

O Sistema faz Emissão de guia de orçamento de veículo, ordenada automaticamente pelo sistema de acordo com a ordem de atendimento (rodízio) e consoante com a linha de fornecimento cadastrada para o estabelecimento, condizente ainda com a demanda do veículo, permitindo que todos tenham possibilidades igualitárias de realizar a primeira avaliação, atendendo ao princípio legal da isonomia, e inibindo a repetição de mesmos estabelecimentos. Desta maneira, o órgão/unidade contratante só poderá solicitar nova emissão de guia para o mesmo veículo/serviço, caso haja recusa/impossibilidade de atendimento, informando no sistema os motivos e apresentando a guia de orçamento atendida anexada à não atendida. Da mesma forma, não será admitido orçamento sem a apresentação da guia de orçamento, devendo o estabelecimento credenciado informar no campo próprio do sistema o número do documento, no momento do preenchimento da cotação;

15

O Sistema tem permissibilidade para realização de cotações diárias dentre os estabelecimentos credenciados, preliminarmente à execução de quaisquer serviços com o objetivo de serem analisados, com funcionalidade de envio da cotação de uma só vez (único clique ou automática)

16

O Sistema tem possibilidade de realização de cotação de preços em praças próximas onde está o veículo, ou em todo o Estado de Rondônia, quando não houver pelo menos 03 (três) credenciados na localidade;

17

O sistema possue possibilidade de cotação de cada serviço individualmente;

18

O sistema possue campo para informar as observações quanto à autorização, especialmente para registrar descontos obtidos na negociação, informando inclusive quando essa negociação visa manter todos os serviços num mesmo local para evitar deslocamentos, se identificado como mais vantajoso e se o fornecedor concordar em reduzir o preço inicialmente cotado (o cálculo deverá ser automático pelo sistema);

19

O sistema possue chat on-line, ou campo para pergunta e resposta da administração/estabelecimento, com prazo, aos fornecedores envolvidos na cotação (com possibilidade de escolha dos fornecedores a que a pergunta se refere), para registro da negociação, com emissão de relatório final contendo todos os dados e acontecimentos/observações da transação para anexar aos relatórios de faturamento

20

O sistema deverá emitir alerta, via correio eletrônico e na tela de acesso via web, a toda a rede credenciada, conforme o ramo de atuação (linhas de fornecimento cadastradas), informando quando houver orçamento aberto para cotação de preços;

21

O sistema deverá dispor de campo para que a Contratante determine o prazo disponível para cotação, variável entre 24 (vinte e quatro) e 72 (setenta e duas) horas, de acordo com a urgência dos serviços, bem como possibilidade de prorrogação do prazo com reenvio dos alertas aos credenciados, quando não se alcançarem o número de pelo menos 03 (três) cotações ou que a Contratante não esteja certa da vantajosidade dos preços alcançados.

22

O Sistema deverá fechar automaticamente o orçamento, quando finalizado o prazo definido pela Contratante, disponibilizando imediatamente os resultados para consulta e retirando a pendência de cotação dos estabelecimentos que não responderam, gerando ainda os relatórios por estabelecimento contemplando a quantidade de atendimentos/desatendimentos por períodos;

23

O sistema deverá dispor de consulta na tela contendo todos os orçamentos em aberto, para qualquer unidade credenciada poder ofertar cotação e preços para o orçamento, no prazo definido;

24

O sistema eletrônico da contratada deverá permitir o cadastramento de preços praticados no mercado, bem como demonstrá-lo na tela de orçamento, ao gestor do contrato, para fins de comparação, negociação ou uso no caso de inexistência de 03 orçamentos, nos casos de urgência;

25

O sistema também deverá disponibilizar a consulta à tabela de preços praticados no âmbito da própria administração, conforme os valores efetivamente faturados via Ordens de Serviço emitidas pelo próprio sistema, elencando todos os serviços e produtos adquiridos no interregno de 60 (sessenta) dias, permitindo também filtro de pesquisa consoante o objeto ou linha de fornecimento, a fim de serem utilizados quando não acusarmos cotação de preços para os mesmos itens.

26

O sistema deverá disponibilizar consulta comparativa na própria tela de orçamento, contendo as informações de data e menor preço da cotação atual, data e menor preço praticado/contratado para o produto/serviço registrado no próprio sistema nos últimos 60 (sessenta) dias, data e menor preço praticado no Estado, data e menor preço praticado na localidade e data e menor preço ofertado pelo próprio fornecedor detentor da menor cotação atual, disponibilizando ainda os relatórios por período;

27

Disponibilizar acesso ao Sistema AUDATEX MOLICAR, sua tabela atualizada ou instrumento hábil similar (podendo inclusive importar dados), composto por uma ferramenta que possibilite ao gestor/fiscal 01 (um) acesso por unidade contratante para efetuar consulta on-line, tanto à tabela de preços dos fabricantes de peças, quanto à tabela de tempos de mão-de-obra padrão (Tabela Tempária), conforme informação técnica do Sindicato da Indústria e Reparação de Veículos e Acessórios, disponibilizando na tela o valor para a peça/serviço para fins de comparação, negociação ou uso na ausência de 03 cotações, nos casos de urgência, emitindo ainda os relatórios comparativos

28

O sistema deverá informar na tela, tanto dos estabelecimentos que participaram da cotação, quanto dos órgãos/unidades contratantes e Órgão Gestor, o resultado da transação, com nome do estabelecimento vencedor, município e valor da cotação para cada serviço/peça.

29

O sistema deverá permitir cadastro de Empenhos pela Contratada e bloqueio ao término de empenho ou contrato, para não gerar despesa sem prévio empenho;

30

O sistema deverá emitir relatórios gerenciais, financeiros e operacionais que permitam o controle de despesas e tipos de serviços, do valor das peças e da mão-de-obra, das garantias, do histórico de ordens de serviço, orçamentos e de manutenção por veículo e por órgão, bem como centro de custo e de todos os dados exigidos no sistema, contemplando, além do relatório geral para cada caso com totalização, também a personalização do relatório pelo próprio usuário marcando opção de consulta por órgão/unidade contratante, por período, por veículo, por tipo de serviço ou linha de fornecimento, por produto empregado, por localidade ou por estabelecimento credenciado, podendo ainda personalizar a ordem e campos do documento

31

O Sistema Dentro da Ordem de serviço deverá informar as peças em garantia e consulta fácil e prática do Histórico do veículo, considerando a grande demanda de Ordens de Serviço do estado, além da a opção de anexar fotos e documentos, e meio de comunicação (Comentários) com os gestores e credenciadas.

32

O sistema deverá ter abas de consultas das ordens de serviços, sendo: Aguardando 1º Orçamento; Validação do 1º Orçamento; Em cotação; Liberação de Aprovação; Em aprovação; Aprovadas; Validação NF (Pela contratada, para conferências das NF das credenciadas); NF C/ Problema; NF para Validação (contratante); Finalizadas, Canceladas; Solicitado cancelamento.

33

O sistema deverá permitir que todos os relatórios sejam exportados para os formatos .xls, xlsx .doc, .docx, e .pdf, e deverá sempre conter a totalização de contagem de relação e soma de valores numéricos e cifras (subtotais e totais por documento);

34

O sistema deverá permitir que o usuário master (gestor geral do Contrato/SUGESP) ter acesso para dentro do sistema realizar Bloqueios Administrativos dos Órgãos Participantes do Processo.

35

O sistema deverá permitir que os relatórios e dados devem estar disponíveis em ambiente web (internet), conforme o nível de credenciamento e permissões de cada senha/usuário, a serem definidos por perfil informado pelo gestor do Contrato

36

Em níveis de Perfis, o sistema deverá ocultar valores ou oficinas enquanto estiver em cotação, conforme necessidade da contratante;

37

O sistema deverá em níveis de Perfis, após cotada a OS, Primeiro Liberação pela GESTORA GERAL DO CONTRATO, para conferência e posteriormente Liberação para APROVAÇÃO pelo Orgão demandante.

38

O sistema deverá registrar e armazenar todos os dados da vida mecânica do veículo e, a cada operação, devendo para tanto conter pelo menos os seguintes campos de cadastramento: Número de identificação da ordem de serviço; Identificação do veículo (marca, modelo, ano de fabricação, chassi, cor, placa, combustível, unidade de lotação); Usuário, gestor, fiscal e motorista (responsável pelo serviço); Centro de Custo; Data e hora de abertura e fechamento da ordem de serviço; Data e hora de início e fim da manutenção do veículo;Tipo de serviços realizados (aquisição de peça/ manutenção/ serviço de guincho); Identificação do gestor responsável pela aprovação do orçamento (nome e matrícula); Quilometragem do veículo no momento da execução do serviço; Descrição dos serviços executados e peças trocadas; Valor total de mão de obra; Valor total das peças; Tempo de garantia do ser viço realizados; Tempo de garantia das peças substituídas; Valor total da operação; Descrição sumarizada da operação; Razão Social, endereço e CNPJ do fornecedor e/ou prestador de serviço credenciado; Número e data das notas fiscais emitidas pelo fornecedor; Campo de cadastramento de cedência de veículo (alteração de órgão da frota), contendo data de cedência, data de devolução, tipo de cedência (definitiva ou temporária), motivo/justificativa, órgão cedente e órgão beneficiário, remanejando automaticamente o veículo para a nova lotação e bloqueando o atendimento do veículo por outro órgão que não o atual até que haja nova cedência no sistema; Depreciação do veículo, contendo no mínimo o valor de compra, data da compra, taxa de depreciação e cálculo automático demonstrando na tela e em relatórios o valor atual com aplicação da depreciação; Valor atual do veículo, possibilitando a alimentação ou importação de dados referentes a tabelas de avaliação de veículos (FIPE), informando a data de atualização e valores atualizados de mercado dos veículos para subsidiar estudos de viabilidade.

39

O sistema possue  todos os dados deverão estar disponíveis para consulta da Contratante e emissão de relatórios, sendo que, a cada fechamento de período e emissão de nota fiscal para pagamento, deverão constar discriminados e separados em relatório de consumo e composição de faturamento. Que comprovem e detalhem a prestação dos serviços, acompanhando a cobrança.

40

O sistema possue  as informações necessárias a seguir: Os relatórios disponibilizados pela Contratada deverão conter, no mínimo, as seguintes informações: Histórico de manutenção por período, por tipo de veículo, por placa, por tipo de frota, por localidade, por órgão/unidade contratante, por centro de custo e por estabelecimento comercial, com descrição do valor total de peças, valor total de mão de obra e valor total da taxa de manutenção, consolidando a totalização geral do relatório;

41

No sistema os relatórios disponibilizados pela Contratada deverão conter: Comparativo de valor negociado na ordem de serviço com último valor pago e valor de mercado apurado, com datas e especificação das peças;

42

No sistema os relatórios disponibilizados pela Contratada deverão conter: Comparativo de cotações/orçamentos, inclusive de acordo com preço praticado, e tabelas cadastradas;

43

No sistema os relatórios disponibilizados pela Contratada deverão conter: Histórico de preço praticado por tipo de serviço/produto, linhas de fornecimento, (marcas)localidade e fornecedor credenciado;

44

No sistema osrelatórios disponibilizados pela Contratada deverão conter: Registro de garantia de peças e serviços, com descrição das mesmas e se possível com datas de início e vencimento;

45

No sistema os relatórios disponibilizados pela Contratada deverão conter: Histórico de orçamentos;

46

No sistema os relatórios disponibilizados pela Contratada deverão conter: Relatório de custos por tipo de veículo, órgão/unidade contratante, período, veículos, localidade, estabelecimento e centro de custo;

47

No sistema osrelatórios disponibilizados pela Contratada deverão conter: Composição de frota por órgão/unidade contratante, com ano de fabricação, tipo de veículo, modelo de veículo, marca, centro de custo, placas, datas de compra e cedência, depreciação, valor de mercado, motorista e demais dados de identificação;

48

No sistema os relatórios disponibilizados pela Contratada deverão conter: Relação completa e discriminada de rede credenciada, por localidade e linhas de fornecimento, contendo razão social, nome fantasia, endereço, telefone, contato, e-mail, data de credenciamento, valor faturado e ocorrências registradas;

49

No sistema os relatórios disponibilizados pela Contratada deverão conter: Tempo de imobilização do veículo, com comparativo de datas entre solicitação de orçamento, orçamento, ordem de serviço, data de execução/retirada do veículo, data de faturamento;

50

No sistema os relatórios disponibilizados pela Contratada deverão conter: Custo por tipo de manutenção;

51

No sistema os relatórios disponibilizados pela Contratada deverão conter: Custo global, mensal e anual de serviços e peças em geral, por veículo, por tipo de veículo, por porte de veículo, por órgão/unidade contratante e por localização;

52

No sistema os relatórios disponibilizados pela Contratada deverão conter: Tabela de preços praticados no âmbito da própria administração, conforme os valores efetivamente faturados mediante Ordens de Serviço emitidas pelo próprio sistema, elencando todos os serviços e produtos adquiridos no interregno de 60 (sessenta) dias, por linha de fornecimento e por localidade;

53

No sistema os relatórios disponibilizados pela Contratada deverão conter: Tabela Tempária (Ou Catálogo tempário -Catálogo de Tempo de Serviço-é uma coletânea de tempos para a execução de serviços que irão servir como parâmetro nos orçamentos. O Catálogo permite que os prestadores de serviços que dele se utilizem tenham um tempo padrão) e Tabela de preços das concessionárias ou fabricantes de peças (AUDATEX MOLICAR ou outros), cadastrada no sistema;

54

O sistema deve gerar todos os relatórios devem a partir de período pré-estabelecido pelo gestor de frota, permitindo comparativos de desempenho, análise de gestão e migração de dados para planilha eletrônica tipo Excel.

55

O sistema deve gerar Relatórios de Extrato analítico / sintético por centros de custo, contendo todos os serviços de manutenção, individualmente discriminados por veículo, apresentando data, hora, local, quilometragem atual, além de relatório completo das peças substituídas, componentes, materiais, mão-de-obra, preços cobrados e serviços empregados;

56

O sistema deve gerar Relatório Demonstrativo de evolução das despesas e de utilização;

57

O sistema deve gerar Relatório permanente e atualizado da rede credenciada para acesso livre na internet, incluindo os dados de localização, contatos, endereço e os serviços que podem ser realizados em cada estabelecimento;

58

O software de gerenciamento da frota deve permitir a manutenção dos cadastros, parametrização de cartões e emissão de relatórios operacionais e financeiros para controle e gestão das informações sobre os veículos, usuários e respectivas despesas com os serviços, em cada base operacional do sistema, determinada em número mínimo de um para cada órgão do Governo do Estado de Rondônia;

59

No sistema informa: a placa ou número do veículo será identificado, juntamente com a verificação da consistência dos valores do hodômetro, capacidade do tanque do veículo, mercadorias e serviços autorizados para aquisição específica para cada veículo da frota da Unidade Contratante, além do valor pretendido da compra e a quantidade e tipo de mercadoria ou serviço adquirido.

60

O sistema, após a operação, o portador deve digitar a senha exclusiva do sistema para autorizá-la, recebendo um termo impresso pelo equipamento como comprovante da transação, contendo todas as informações relevantes sobre a compra de mercadorias e serviços realizados no estabelecimento.

61

O motorista ao levar e retirar o veículo na credenciada deverá digitar senha de acesso constando nome do Motorista, data e hora, dentro da Ordem de Serviço, a senha deverá ser individual.

62

O sistema deve mostrar toda Tramitação da Ordem de Serviço deverá constar os dados da pessoa que fez a transação

63

O sistema possue Gerenciamento do sistema por meio de senhas, com níveis de acesso diferenciados aos fiscalizadores indicados pelo Gestor do Contrato.

64

O sistema deve permitir a  autorização para qualquer operação somente será possível após digitação de uma senha válida do usuário;

65

O sistema possue bloqueio do uso da senha deverá ser on-line e a partir da base operacional definida pela contratante, mediante senha/rotina específica;

66

O sistema deve permitir troca periódica ou validação de senha pessoal;

67

O sistema deve permitir Cancelamento e cadastramento de senha somente pela unidade autorizada, definida pelo Gestor do Contrato.

68

O sistema possue manual explicativo para utilização dos sistemas de atendimento no ambiente web abrangendo todos os perfis e configurações de menus de acesso e consolidação de dados, em idioma português, na quantidade de órgãos/unidades contratantes, bem como para toda a rede credenciada, conforme a necessidade, sem desconsiderar o manual eletrônico que deverá estar sempre disponível no ambiente web.

69

O sistema possue o histórico das operações deve ser armazenado e de imediata e fácil consulta pela Contratante durante a vigência contratual, permitindo o backup dos dados e restauração dos mesmos, para não haver risco de descontinuidade;

70

O sistema deve geral  backup mensal dos dados e histórico total das operações, disponibilizada pela Contratada em planilha eletrônica e no formato de arquivo original, acompanhando a fatura de pagamento, para resguardar a segurança de manutenção dos dados, sendo que, alternativamente, poderá viabilizar campo próprio para backup e exportação dos dados on-line ou acesso à pasta de backup com senha a servidor credenciado para efetuar a operação;

71

O sistema possue credenciadas em todo o território nacional.

72

O modelo da Nota fiscal apresentado, informando como será o seu faturamento, atende as necessidades da equipe técnica e Financeira da SUGESP. (Analisado pela Secretaria de Estado de Finanças - SEFIN através do Processo SEI nº 0042.001608/2025-21 na Nota Técnica 14 (0062526126) e (Foi analisado pelo CAF-SUGESP).